Infinity DMS Entry

Oltre la semplice archiviazione
I tuoi documenti diventano informazioni sempre accessibili

Panoramica del sistema

“Ogni azienda, e più in generale ogni struttura organizzata, possiede, riceve ed invia nel tempo volumi crescenti di dati e documenti. Le diverse fonti di provenienza, così come gli eterogenei formati cartacei ed elettronici, formano un continuo ed incessante ricevere, comunicare, scambiare, distribuire, dove l’organizzazione aziendale, bersaglio e fonte di questi dati, ne subisce inevitabilmente l’onere. La mole di dati che ne deriva troppo spesso non viene conservata in maniera organizzata, razionale ed accessibile, rendendone difficile la fruizione.

Infinity DMS è un’evoluta soluzione con interfaccia Web per una completa gestione documentale, utilizzabile via Internet/Intranet che consente di ricevere, acquisire, protocollare, catalogare, condividere, distribuire e gestire articolati processi documentali. Con Infinity DMS dati e documenti si trasformano in preziose informazioni per decidere ed operare.

Vantaggi

  1. Dematerializzazione dei flussi cartacei (Paperless Office)
  2. Organizzazione ottimale dei processi di condivisione e distribuzione dei documenti
  3. Automazione e controllo dei processi aziendali
  4. Miglioramento dell’efficienza
  5. Ottimizzazione di tempi, costi e risorse
  6. Collaborazione tra utenti interni e esterni all’azienda
  7. Condivisione del patrimonio informativo aziendale
  8. Possibilità di scansione massiva dei documenti

Funzionalità

Ricezione e Acquisizione Infinity DMS consente di acquisire e archiviare via Web file e documenti in qualsiasi formato di dati. L’acquisizione può avvenire per singolo documento, attraverso funzioni di upload o scannerizzazione dei documenti cartacei, o in maniera massiva tramite etichette autoadesive o codici a barre. Le informazioni contenute nelle etichette o nel codice a barre vengono automaticamente riconosciute in fase di scannerizzazione con tecniche OCR, consentendo la catalogazione e l’archiviazione dei relativi documenti. È possibile acquisire in maniera massiva i documenti e provvedere successivamente alla classificazione tramite apposite funzioni applicative.

Protocollazione L’acquisizione può avvenire anche tramite un’apposita funzionalità per la protocollazione dei documenti in ingresso/uscita che, oltre ad attribuire una numerazione progressiva, consente di ‘inviare’ direttamente sulla scrivania elettronica (MyDesk) di uno o più utenti il documento inviato/ricevuto. La Protocollazione, oltre a redigere il registro di protocollo, permette una semplice e veloce distribuzione dei documenti in arrivo/partenza, riducendo drasticamente tempi di condivisione e collaborazione.

Classificazione Ogni documento archiviato viene classificato in base a specifiche ‘classi documentali’ liberamente create e gestite dall’utente che consentono di organizzare e relazionare le informazioni in contenitori logici a più livelli. Questa tecnica, indipendentemente dal contenitore logico di appartenenza, permette di mettere in relazione il documento con una o più entità applicative (Aziende, Persone, Clienti, Fornitori, Agenti, Contratti, Ordini, Fatture ecc.) per una lettura trasversale delle informazioni. La definizione di diversi livelli di sicurezza per contenitori logici (cartelle) consente di ottenere il livello di riservatezza desiderato e determinare l’insieme di persone/gruppi abilitati all’accesso, notificando se richiesto l’accadimento di una certa azione.

Ricerca Avanzate funzioni permettono la ricerca dei documenti archiviati: per contenitore logico di appartenenza (cartella); per attributi e metadati, descrizione, classi documentali; per parole chiave, autore ecc.; per relazioni con altre entità applicative (clienti, fornitori,prodotti ecc.); per libera ricerca nel contenuto dei documenti.

Condivisione La condivisione di documenti archiviati avviene in diverse modalità, fra cui, l’accesso a cartelle condivise opportunamente profilate e controllate o la messa in evidenza sulla MyDesk utente di determinate categorie di documenti che necessitano di opportune attenzioni. Attraverso il Business Process Management l’utente partecipa a processi che facilitano la collaborazione e la condivisione dei documenti.

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